Notificare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

ERGO Asigurări de Viață S.A. - cu sediul in România, București, Șos. București-Ploiești nr. 1-A, Clădirea A,  etaj 4, Unitatea 4C, sector 1, cod poștal 013681, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J40/6000/2009, CUI 25569690, Registrul Asiguratorilor RA-066, Cod LEI 549300MK1V4X2UORUX05, înregistrată la ANSPDCP cu notificarea nr. 14729, Telefon: 031.224.86.00; Fax: 031.224.86.70, prin reprezentanții săi legali, Mihai Popescu, în calitate de Președinte Directorat și Radu Brăgărea, în calitate de Membru Directorat, în vederea prestării serviciilor de asigurare, colectează și prelucrează datele personale, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Prezentul document reprezintă o informare privitoare la procesarea datelor personale și la drepturile dumneavoastră conform Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
Ofițerul nostru responsabil cu protecția datelor poate fi contactat la adresa de email: dpo@ergo.ro

Dacă doriți să deveniți asiguratul nostru avem nevoie de datele personale ale dumneavoastră (nume prenume, domiciliu, CNP, date de contact, date bancare, cetățenie, informații despre starea dumneavoastră de sănătate, date financiare – cont bancar, venituri) pentru încheierea contractului de asigurare și pentru a evalua riscul pe care societatea noastră și-l asumă prin acceptarea în asigurare respectiv pentru identificarea produsului de asigurare optim, prin raportare la capacitățile financiare.
De asemenea, consultăm o serie de baze de date în scopul verificării situației clienților noștri conform prevederilor legale în vigoare (identificarea acestora din punct de vedere al normelor aplicabile în domeniul prevenirii spălării banilor și combaterii terorismului, sancțiunilor internaționale).
În momentul în care contractul de asigurare este încheiat vom folosi datele personale ale dumneavoastră pentru a administra contractul (înregistrare contract de asigurare în sistem, emitere poliță de asigurare, realizarea încasării primelor, gestionarea solicitărilor/modificărilor pe parcursul derulării contractului etc.).
De asemenea, în cazul în care evenimentul asigurat are loc vom procesa informațiile legate de eveniment (circumstanțe, persoane implicate, rezultate ale investigațiilor oficiale) inclusiv cele ce privesc istoricul dumneavoastră medical în scopul soluționării cererii de plată a indemnizației.
Încheierea contractului de asigurare și administrarea acestuia inclusiv soluționarea oricărei cereri de despăgubire nu se poate realiza fără a procesa datele personale ale dumneavoastră. Baza legală a prelucrării datelor dumneavoastră o reprezintă contractul atât în fază de ofertare cât și în cea de semnare și execuție a acestuia, dar și legitimul nostru interes legat de derularea/administrarea contractului de asigurare și soluționarea unei cereri legate de acesta inclusiv un potențial litigiu.
Pentru datele privind sănătatea (date privind starea de sănătate fizică și psihică sau afecțiunile medicale declarate în chestionarele medicale și care rezultă din analizele medicale efectuate la încheierea unui contract de asigurare, datele medicale colectate de la furnizorii de servicii medicale pentru decontarea serviciilor accesate de către asigurat, datele medicale colectate în procesul de despăgubire în cazul unui eveniment asigurat prelucrate de societate la momentul includerii în asigurare sau în cazul producerii evenimentului asigurat) vă solicităm acordul dumneavoastră expres de prelucrare.
Dumneavoastră aveți dreptul să vă retrageți consimțământul și să vă împotriviți prelucrării de date medicale însă vă atragem atenția că este posibil ca fără aceste date să nu putem da curs unei cereri de includere în asigurare și nici sa nu putem soluționa solicitarea de plată a indemnizației de asigurare.
Prelucrăm și informații cu privire imaginea din înregistrările video ale persoanelor fizice (înregistrările video captate de camerele de supraveghere instalate în sediul societății). Datele sunt necesare în vederea asigurării pazei și protecției.
Utilizăm datele dumneavoastră personale pentru a ne îndeplini obligațiile impuse de către lege (raportare reclamații, litigii, obligații de raportare fiscale, obligații de raportare către ASF - Autoritatea de Supraveghere Financiară), obligații de raportare și verificare din punct de vedere al spălarii banilor, combaterii terorismului). Baza legală a prelucrării datelor dumneavoastră o reprezintă prevederile legale respectiv obligațiile pe care legea le pune în sarcina noastră.
De asemenea, utilizăm datele dumneavoastră personale într-o formă anonimizată (fără referință exactă la dumneavoastră, ci doar din punct de vedere statistic) pentru a evalua din punct de vedere actuarial și comercial portofoliul de asigurare. Baza legală a prelucrării datelor dumneavoastră o reprezintă contractul semnat având în vedere că prelucrarea statistică nu reprezintă altceva decât o extindere a scopului inițial al prelucrării dar și interesul nostru legitim de a utiliza experiența acumulată în vederea dezvoltării activității.  Dumneavoastră aveți dreptul să vă împotriviți prelucrării de date în scopuri statistice dacă această prelucrare aduce atingere drepturilor dumneavoastră.

Comunicarea datelor cu caracter personal
Reasigurator:
ERGO, ca și alte societăți de asigurări de pe piață, reduce expunerea la riscul preluat prin transferarea unei părți din acesta către un reasigurator. Pentru a putea face acest lucru este necesar să transferăm către acesta datele dumneavoastră personale atât cele obținute pentru încheierea contractului de asigurare cât și cele obținute în vederea prelucrării unei cereri de plată a indemnizației de asigurare.
Intermediar:
ERGO colaborează cu o serie de intermediari în asigurări ce vor procesa datele personale ale dumneavoastră pentru a intermedia contractul de asigurare și a-l implementa în propriul sistem dar și pentru a ne comunica toate datele preluate de la dumneavoastră pentru propria administrare a contractului. La rândul nostru și noi îi putem comunica intermediarului date privind situația contractelor și solicitările de indemnizație pentru ca acesta să vă poată sprijini în demersurile dumneavoastră privind administrarea contractului.      
Procesare de date în cadrul grupului ERGO:
În cadrul grupului ERGO anumite servicii sunt centralizate la nivelul grupului. În cazul nostru, această centralizare privește sistemele IT utilizate de către societate pentru administrarea contractelor de asigurare. Administrarea contractelor se face în baza unui contract de prestări servicii încheiat în interiorul grupului ERGO.
Furnizori externi de servicii:
Utilizăm serviciile unor furnizori externi implicați în mod direct/indirect în procesul de asigurare pentru a ne putea îndeplini obligațiile contractuale și legale (clinici medicale partenere, dezvoltatori de servicii IT, furnizori de call-center).
Alți destinatari:
În plus, putem fi obligați (în baza unor dispoziții legale exprese) să transferăm datele dumneavoastră personale către terți pentru a respecta o obligație de notificare (autorități fiscale, instanțe judecătorești sau arbitrale, notari publici, avocați, executori judecătorești, birouri de traduceri, alte servicii autorizate, experți evaluatori etc.).

Transferul datelor personale într-o țară din afara Zonei Economice Europene
ERGO ar putea să transfere datele personale către alte companii din afara sau din cadrul Grupului Ergo, aflate în exteriorul Zonei Economice Europene. Pentru astfel de transferuri, Ergo va lua o serie de măsuri pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a persoanelor fizice, similar cu cel oferit de legislația europeană. Printre aceste măsuri se regăsesc și încheierea de clauze contractuale standard aprobate la nivel european.
Stocarea datelor personale
Datele personale vor fi prelucrate cel puțin pe durata de valabilitate a contractului de asigurare, precum și ulterior, pe durata necesară executării obligațiilor contractuale de către oricare dintre părți.
Datele personale vor fi stocate atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate mai sus sau pe perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale generale precum și cele aplicabile în materie de asigurări, în acord cu Nomenclatorul Arhivistic aplicabil.
În cazul în care ați formulat o cerere de includere în asigurare dar care nu a fost urmată de încheierea unui contract de asigurare, datele dumneavoastră vor fi păstrate pe o perioadă de 3 ani de zile.
Drepturile pe care le aveți în ceea ce privește datele dumneavoastră personale
În legatură cu prelucrarea datelor cu caracter personal în baza condițiilor specificate în Regulamentul privind protecția datelor la nivel european 679/2016 vă puteți exercita oricare dintre urmatoărele drepturi:
(1) Dreptul de acces la datele cu caracter personal
Vă permite să obțineti din partea ERGO o confirmare a faptului că se prelucrează sau nu date personale care vă privesc și ce astfel de date sunt prelucrate eventual sursa datelor personale.
(2) Dreptul la rectificare
Presupune dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete.
(3) Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat”
Presupune dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum (i) datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acesta a fost retras.
(4) Dreptul de a ăa retrage consimțământul
Consimțământul poate fi retras în orice moment însă retragerea lui poate afecta relația contractuală existentă.
(5) Dreptul la restricționarea prelucrării
Presupune dreptul de a solicita și de a obține restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, dacă: (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.
(6) Dreptul la portabilitatea datelor
Presupune dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat obișnuit și lizibil pentru un sistem informatic, cu dreptul de a le transmite unui alt operator. Acest drept poate fi exercitat, numai în măsura în care prelucrarea datelor furnizate este fezabilă din punct de vedere al capacităților tehnice folosite de ERGO.
(7) Dreptul la opoziție
Presupune că, în orice moment, aveți dreptul de a va opune, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor cu caracter personal dacă aceasta prelucrare aduce atingere drepturilor dumneavoastră.
(8) Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ.
Presupune că aveți dreptul de a solicita intervenție umană din partea ERGO, de a va exprima punctul de vedere și de a contesta decizia. 
(9) Dreptul de a depune o plângere la noi și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor
(10) Dreptul de a va adresa justiției
Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru întrebări suplimentare cu privire la aceasta Notificare sau în legătură cu utilizarea de către ERGO a datelor personale, vă rugăm să ne contactați alegând oricare din modalitățile de comunicare descrise mai jos, precizând  numele dumneavoastră, adresa poștală sau de e-mail (în funcție de modalitatea prin care doriți să comunicăm), numărul de telefon și scopul cererii.

Ne puteți contacta astfel:
•prin e-mail - la adresa: dpo@ergo.ro ;
•printr-o cerere transmisă prin poșta la adresa noastră;

Actualizarea  prezentei  Notificări privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Prezenta Notificare privind prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor revizuiri periodice. Pentru a fi informat cu privire la eventuale modificări importante care pot avea un impact asupra prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să consultați periodic pagina web a companiei www.ergo.ro  – secțiunea „Notificare privind prelucrarea datelor cu caracter personal“.
Cea mai recenta actualizare a prezentei Notificări privind prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat la data de 23.05.2018.